Já foi o tempo em que os formandos corriam em dezenas de lugares diferentes para encomendar sua festa. Além da trabalheira danada que isso dá, exigindo tempo que nem se tem até mesmo para estudar, a responsabilidade de gerenciamento é muito maior. São mil vencimentos de contas e, por mais que se organizem e utilizem as novas tecnologias — estas, aliás, cada dia mais surpreendentes —, não há quem consiga fazer tudo sozinho sem a ajuda de uma assessoria empresarial que centralize nela todos os serviços. O melhor é deixar tudo na mão de uma empresa. E, se ela for sólida, não há nada que dê dor de cabeça ou tire o sono de uma comissão de formatura.

A cada dia surgem novas empresas nessa área, todas oferecendo de tudo, mas poucas cumprindo suas promessas. Os produtos e serviços têm mudado constantemente. A clientela, por sua vez, tem se tornado cada dia mais exigente. Alunos, pais, professores e direção. Qualquer um pode compor uma comissão de formatura, desde que tome alguns cuidados e tenha em mente que a responsabilidade é a exigência número um.

Cabe à comissão de formatura a negociação e a contratação de uma empresa que atenda da melhor maneira seus interesses e que se tornará responsável pela realização de eventos como a solenidade de colação de grau (festiva ou oficial), baile de gala, viagens e outros tipos de atividade. Algumas instituições de Ensino Superior, como a Universidade Municipal de São Caetano do Sul, têm um manual de formatura para ajudar os formandos a escolher a empresa.

Para fugir de assessorias que deixam os formandos na mão, como se viu recentemente na mídia, aqui vão algumas dicas de como contratar e seguir com a cabeça mais tranquila ate´a realização dos eventos.

1. Faça uma lista de empresas especializadas em formatura. Hoje, com a ajuda da Internet, isso é fácil.
2. Consulte, pelo Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), a situação de cada uma delas perante o fisco, para certificar-se de que o histórico delas é bom.
3. Faça uma busca também pelos cartórios para saber se há protestos.
4. Solicite orçamentos para a quantidade de alunos que irão se formar, assim, já será quase que estipulado o preço de maneira individual para cada formando.
5. Com os orçamentos em mãos, vá a alguns eventos organizados pelas empresas. Nas colações, aja como um espectador normal e procure observar todos os detalhes, anotando aquilo que o agrada e desagrade. Como nos bailes não há como entrar sem convite, peça para a empresa lhe levar a mais de uma festa. Circule pelo salão, observe tudo, desde a entrada na portaria, para ver como se comportam os profissionais, até os bastidores em que são preparadas as comidas.
6. Procure opiniões de formandos que fizeram suas festividades com essas empresas. Saber se gostaram ou não é essencial para a escolha.
7. Faça uma lista de prós e contras. E conte também com detalhes que, a princípio, não parecem importantes, como qualidade dos alimentos e bebidas, iluminação, decoração, som, coral e banda, mestre de cerimônias, toaletes, palco e até mesmo a toalha da mesa com os arranjos florais.
8. Não esqueça, é claro, de observar como é o tratamento dessas empresas para com o público, formandos e corpo docente. Gentilezas e educação são essenciais em um evento de formatura.
9. Faça reuniões constantes (comissão e empresa) para tirar todas as dúvidas e ainda propor novas ideias.
10. Não esqueça de consultar a direção de sua escola para saber se o cerimonial a ser  seguido na colação de grau está de acordo com o sugerido pela empresa contratada.

A assessoria da empresa especializada é a base de uma boa formatura. Pesquise bastante, escolha e depois comemore com o diploma em mãos.

Marina Ogawa e Amorim Leite