O trabalho das recepcionistas é fundamental na organização de um evento. Na linha de frente, recebendo os formandos e seus fami-liares, elas são as responsáveis pela primeira imagem da formatura. E se é verdade que a primeira impressão é a que fica, as falhas dessas profissionais não só podem preju-dicar o evento como também comprometer a imagem da empresa organizadora.

As recepcionistas têm tarefa diversificada e, no entanto, quase sempre são pouco treinadas para realizá-las. Na colação de grau, por exemplo, depois de receberem os convidados especiais e conduzi-los até as salas vip, de imprensa ou de apoio técnico, elas têm de ajudar na organização dos formandos e na formação da mesa solene. Depois, posicionadas em locais estratégicos (ao lado do mestre de cerimônias, junto da plateia e sobre o palco), a função é acompanhar o programa (cópia do roteiro na mão), sempre alerta no caso de ocorrer alguma alteração.

No baile, também há muito a se fazer. Sem deixar se levar pela descontração do ambiente, elas devem orientar os convidados e servir de apoio à festa. Além disso, cabe a elas indicar e levar os convidados à mesa reservada e organizar a fila dos formandos para a valsa. Para que todo esse esquema funcione bem, é preciso, em primeiro lugar, que as recepcionistas conheçam o local em que estão trabalhando e tenham à mão a ordem do dia. Sem contar que a quantidade dessas profissionais deve ser proporcional à de formandos. A cada cem pessoas são necessárias cinco recepcionistas. A proporção pode aumentar se o evento for de maior porte.

É errônea a ideia de que recepcionista tem ser bonita, alta e jovem. Claro que beleza não faz mal a ninguém. Porém, o que deve vir à frente é competência e profissionalismo. Outra coisa: ela não deve se valer de seu corpo para ser bem-sucedida. Formatura é evento empresarial e não precisa de moças do tipo “demonstradora” que aparecem em feiras de automóvel.

Um pré-requisito básico para quem quer atuar como recepcionista é saber falar corre-tamente o português. No mínimo, precisa ter o Ensino Médio, embora existam hoje profissionais bilíngues e até de nível universitário. Também é importante ter boa dicção, o que ajuda na comunicação com o público.

Moças bem-preparadas podem ser encontradas em empresas especializadas no recruta-mento desse tipo de mão de obra temporária. Quando contratadas nessas agências, elas têm treinamento prévio. Porém, mesmo assim, é necessário que a empresa de formatura realize um ensaio geral, dias antes, no local do evento, pois, embora já conheçam o salão, precisam visualizar a sua disposição – um evento difere do outro a cada dia.

Para supervisionar esse trabalho, é importante que a empresa de formatura mantenha um canal de comunicação permanente com as recepcionistas. Uma dica para melhorar esse contato é escolher entre elas uma coordenadora que centralize as decisões – isso pode ser feito levando-se em conta o tempo de experiência das contratadas. Também é preciso que os organizadores conheçam o papel dessas profissionais para que saibam cobrar delas um bom desempenho.

Recepcionando

11 regras básicas para serem cumpridas pela recepcionista no dia do evento:

1. Estar uniformizada com elegância e usar crachá de identificação;

2. Seu uniforme deve ser de cor neutra (saia ou pantalona escura e blusa clara).

3. Não usar minissaias ou decotes muito ousados. Barriguinha de fora, nunca!

4. Seu sapato tem de ser de salto baixo. Além de evitar barulho, ele cansa menos;

5. Usar maquiagem leve;

6. Se tiver cabelos compridos, precisam estar amarrados;

7. Ser atenciosa e sorridente sem ser ousada;

8. Não beber nem comer durante o trabalho;

9. Não mascar chiclete na frente dos convidados;

10. Não falar ao celular publicamente, a não ser que seja por motivo inerente à sua atividade no local;

11. Não formar grupinhos para conversar, nem sentar durante o evento.

Amorim Leite